In prezent, tendinta dominanta in materie de birouri operative o reprezinta spatiile de birou deschise, asa-numitele open plan offices, despre care se crede ca stimuleaza colaborarea intre colegi, estompeaza diferentele de pozitie in ierarhia companiei si, deloc nesemnificativ, au costuri de amenajare cu pana la 25% mai mici decat in cazul birourilor conventionale. Cu toate acestea, specialistii pun sub semnul intrebarii cel putin unul dintre aspectele pozitive ale birourilor de tip open plan, si anume ideea potrivit careia ar incuraja colaborarea intre colegi. Acest aspect a facut obiectul unui studiu realizat de firma de consultanta in arhitectura Gensler pe 90.000 de angajati, in urma caruia s-a constatat ca cel mai important factor care determina eficienta la locul de munca nu este colaborarea, ci munca individuala si puterea de concentrare. In plus, studiul a aratat ca tocmai capacitatea de concentrare este aspectul caruia i se acorda cea mai mica importanta in spatiile de birou.
Din studiu reiese ca dificultatea muncii la birou consta tocmai in interactiunile, fie ele si indirecte, cu cei din jur. Colegii sunt cei care ne distrag atentia, vizual, acustic si, uneori, chiar olfactiv. Se pare ca toate simturile ne sunt agresate. Astfel, soneriile telefoanelor mobile ocupa prima pozitie in topul celor mai enervante aspecte de la birou, urmate de mirosul neplacut de mancare, mirosurile corporale, conversatia lipsita de sens, zgomotul echipamentelor de birotica si ceilalti oameni in general. Interesant este ca aspectele vinovate de stresul cel mai mare, nervi si distragerea atentiei sunt tocmai acele aspecte irelevante sau asupra carora nu avem control. De exemplu, cercetatorii scandinavi Anders Kjellberg si Bertil Nordstrom au ajuns la concluzia ca zgomotul care intervine brusc este mai deranjant decat zgomotul de fundal. Au remarcat, de asemenea, ca zgomotul pe care il fac imprimantele si distrugatoarele de documente sunt cu adevarat enervante doar pentru cei care nu le folosesc in acel moment si ca discutiile dintre colegi devin o problema atunci cand nu le putem intelege sau le consideram lipsite de sens.
Potrivit unui raport al Comisiei pentru Arhitectura si Spatiul Construit (CABE), angajatii din companii sunt cu pana la 38% mai capabili sa-si indeplineasca sarcinile daca lucreaza intr-un spatiu in care sunt izolati fonic. Raportul arata, de asemenea, ca angajatii au rezultate cu 16% mai bune la testele de memorie si cu 40% mai bune la testele de aritmetica daca nu sunt distrasi de zgomot. Un alt studiu, publicat in The British Journal of Psychology, subliniaza rolul pe care il joaca zgomotul nu numai in distragerea atentiei, ci si in cresterea nivelului de stres si diminuarea gradului de satisfactie la locul de munca.
Pana nu demult, birourile inchise intre patru pereti erau vazute ca un semn al statutului, insa se pare ca angajatii au intr-adevar motive sa-si doreasca sa lucreze in astfel de birouri. Si nu e vorba de imaginea personala. Ca urmare a inlocuirii monitoarelor de tip CRT cu cele de tip LCD, mult mai suple, spatiul individual de lucru s-a redus cu peste 20%, ceea ce a permis companiilor sa inghesuie din ce in ce mai multi angajati in aceeasi incapere. Astfel, in ultimii ani, spatiul individual s-a diminuat dramatic, in timp ce spatiile de reuniuni si cele destinate publicului s-au extins. Sigur ca, pentru companii, este mai usor sa inghesuie mai multi angajati intr-un singur spatiu. Dar oare este bine? Potrivit lui Edward T. Hall, parintele proxemicii (studiul spatiului personal), oamenii au, in general, patru zone de confort, care depind de gradul de intimitate cu Celalalt: zona intima, zona personala, zona sociala si zona publica. Atunci cand limitele dintre aceste patru zone nu sunt bine intelese, ne simtim agresati de intruziunea celor din jur. Mai este de mirare, asadar, ca angajatii simt nevoia de intimitate, ca isi doresc sa lucreze intr-un spatiu cat de cat protejat de intruziunea colegilor?
Specialistii care studiaza lucrul in colaborare sunt de parere ca marile companii ar trebui sa le ofere angajatilor posibilitatea sa-si desfasoare activitatea in spatii variate si atrag atentia ca spatiile de birou nu ar trebui sa fie modelate in jurul persoanelor extravertite care fac cel mai mare zgomot. Acest tipar al spatiului de lucru bazat pe indeplinirea sarcinilor individuale nu este nou. El dateaza cel putin de pe vremea asa-numitului combi-office, combinatie intre spatiile de birou de tip celula si cele de tip open plan. Era specific birourilor europene cu mult inainte de aparitia laptopurilor si exprima o viziune ierarhizata a lucrului in companie, cu accent pe statutul angajatului. Astazi, diferenta majora este ca organizatiile moderne tind sa fie mai discrete in privinta statutului angajatilor si a modului in care acesta este pus in evidenta prin spatiul de birou. Acum, companiile mizeaza pe spatii de birou mult mai flexibile, aproape fluide. Asa se face ca, in prezent, zonele private si cele destinate lucrului in colaborare depind mai mult de functie si nevoi decat de statut. 
In acest context, modul in care designerii gandesc mobilierul de birou s-a schimbat si el radical. Echipa brandului belgian BULO, de pilda, a imaginat un concept nou de birou modular, denumit Kei. Avangardista linie de mobilier este inspirata de forma organica a unei pietricele (kei, in neerlandeza), iar rezultatul este o colectie sobra, ce urmeaza asa-numita tendinta playmobilisimo, care se bucura de mare succes in lumea internautilor. Birourile Kei sunt o expresie originala a sloganului BULO, Love your office (Iubeste-ti biroul). Cu inaltime fixa sau reglabila, adaptate dreptacilor si stangacilor deopotriva, birourile Kei sunt destinate lucrului individual, insa pot fi amplasate in asa fel incat sa formeze unitati operative pentru doi sau mai multi colegi, prevazute cu pereti despartitori flexibili, care asigura intimitatea si linistea necesare lucrului. Birourile din colectia Kei de la BULO sunt disponibile in Romania prin compania Hansen Office Design. (Foto: Office Insight)
